Acreditación Institucional Universidad Mariana
2.2. Fase uno: Preparación Institucional y Condiciones Iniciales

A partir de la decisión positiva que los directivos de la universidad para abordar el proceso de Acreditación Institucional se deberán realizar todas las acciones pertinentes para el cumplimiento de las recomendaciones que el CNA ha venido dando a la Universidad Mariana y que aseguran que se cuenta con los requerimientos sustanciales para poder continuar con el proceso de autoevaluación.

De igual manera, se aborda a preparación estratégica de la Universidad en términos estructurales, metodológicos, tecnológicos y de comunicación estratégica.

2.2.1. Acción uno. Estructura de equipos y roles.

La definición de una estructura que soporte la gestión del proceso de autoevaluación institucional debe caracterizarse por su simpleza y claridad, promover la participación de los diferentes estamentos y grupos de interés de la comunidad académica y ser correspondiente al tipo de gobierno y estructura organizacional que tiene la IES para el aseguramiento de la calidad.

Así mismo debe propender por incorporar a esta estructura, personas con amplia experiencia en procesos de autoevaluación y acreditación, y con evidentes competencias de liderazgo y trabajo en equipo. El éxito de la gestión del proceso tiene un especial acento en la capacidad que tengan los miembros de esta estructura para llegar a acuerdos, darle cumplimiento en los tiempos pactados y contribuir en el fluido acontecer de la autoevaluación institucional.

2.2.2. Acción dos. Aseguramiento de las condiciones iniciales, presentación del informe y atención de las visitas de apreciación

Conforme a los requisitos de presentación al proceso de autoevaluación institucional establecidos por el CNA, la universidad deberá verificar la existencia y cumplimiento de tales requerimientos en los términos propuestos en los Lineamientos para la acreditación institucional y en el Acuerdo 01 del 2018 expedido por el MEN.

Ahora bien, una vez se cuente con esta verificación, la IES deberá preparar y radicar un informe de condiciones iniciales junto con la carta de manifestación de voluntad para dar inicio a este proceso. El informe, además de ser conducente para la respectiva visita de apreciación de condiciones iniciales y a la comunicación del CNA en donde exprese la viabilidad del proceso, deberá ser útil para un primer momento de reflexión y formulación de planes de mantenimiento y mejoramiento institucional.

2.2.3. Plan de mantenimiento y mejora preliminar.

Teniendo en cuenta que la posibilidad de dar inicio a un proceso de autoevaluación institucional supone un nivel mínimo de experiencia institucional en acreditación de programas, y teniendo en cuenta que la elaboración del informe de condiciones iniciales resignifica la perspectiva institucional; el ejercicio de formulación de planes de mantenimiento y mejoramiento preliminar debe responder al análisis de las siguientes evidencias:

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a. Síntesis de los informes de autoevaluación de los programas acreditados y sus respectivas resoluciones de acreditación de alta calidad, pues allí son expresadas las fortalezas y las oportunidades de mejora de una parte de la institución, lo cual, bajo una lógica de muestra, pueden ser extrapoladas a la realidad institucional.

Esta síntesis debe ser el resultado de una comparación de semejanzas y diferencias en lo que respecta a las fortalezas y oportunidades, y su posibilidad de ser entendida como elemento transversal a la institución.

b. Las conclusiones del informe de condiciones iniciales y de sus respectivas visitas por parte de los Consejeros del CNA. Este documento reafirmará los resultados de la síntesis de los ejercicios de autoevaluación de programas.

c. Los resultados de los ejercicios de aproximación de la comunidad a los procesos de aseguramiento de la calidad, desarrollados por la institución de manera previa, o en razón a la preparación de las visitas de condiciones iniciales.

Una vez se tenga construido el plan de mantenimiento y mejoramiento preliminar, este debe ser sometido a la aprobación de los directivos de la institución para que sean asignados periodos de desarrollo, recursos y responsables para su ejecución.

2.2.4. Acción tres. Formulación de acuerdos metodológicos.

Durante esta acción se espera como mínimo:

a. Concertar un plan de trabajo para cada uno de los equipos responsables, el cual debe estar articulado con el cronograma general de autoevaluación que guiará el proceso.

b. Definir la estructura de condiciones, características, aspectos a evaluar e indicadores —si se quiere incluir este nivel— que asumirá la Universidad como base del proceso de autoevaluación y que corresponda a la naturaleza institucional, su misión y su proyecto educativo, y la complejidad de la institución.

c. Definir el desarrollo o no de un ejercicio de ponderación institucional, y si es así, se deberá establecer la metodología para su elaboración, el nivel de profundidad de los elementos a los que se asignaran pesos y sus respectivos valores.

d. Concertar las técnicas de investigación que se emplearán en el proceso de autoevaluación según los grupos de interés establecidos, los tipos de evidencias y los recursos institucionales.

2.2.5. Acción cuatro. Formulación de estudios específicos.

Una vez se identifique en los acuerdos metodológicos de autoevaluación la necesidad de diseñar y ejecutar estudios institucionales, se deberán construir propuestas y delegar recursos para sacar avante esta responsabilidad, toda vez que sus resultados permitirán (re)conocer la realidad institucional. Dichos estudios pueden ser de la siguiente naturaleza según cada condición de calidad:

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2.2.6. Acción cinco. Definición del alcance de la estrategia de comunicación.

Uno de los aspectos más relevantes en los procesos de autoevaluación institucional es definir el alcance de la estrategia de comunicación de la IES y el nivel de participación que se brindará a las diferentes audiencias en los ejercicios de deliberación. Para ello, se plantean cinco niveles de participación y comunicación, a saber: información, consulta, deliberación, concertación y corresponsabilidad.

a. a. Para la «Fase 0. Decisión», y para la «Fase 1. Preparación institucional y condiciones iniciales», se sugiere el nivel información, esto es, la capacidad que tienen los miembros de la comunidad académica de recibir, interpretar, reditar y producir nueva información.

b. b. Para la «Fase 2. Autoevaluación», atendiendo las diferentes acciones, se sugiere poner en marcha el nivel de consulta en la recolección de información, esto es, la capacidad que tiene la institución de indagar a los miembros de la comunidad sobre sus percepciones de la calidad, y el derecho de las diferentes audiencias de consultar el estado de avance del proceso y las evidencias que apoyan la autoevaluación.

Así mismo, para el análisis de la información se espera avanzar hacia el nivel de la deliberación, lo cual significa poner en juego los argumentos de quienes participan activamente en el proceso de autoevaluación (para ello se debe tener en cuenta la estructura definida), junto con la disposición de las diferentes audiencias para escuchar otro tipo de argumentos (a favor o en contra), llegando así a nuevas posturas y aceptando la validez del argumento construido colaborativamente. Este nivel de comunicación deberá conducir al reconocimiento de fortalezas y oportunidades de mejoramiento aceptadas y validadas por el grupo.

Al momento de la emisión de juicios de calidad y la construcción del informe de autoevaluación se espera ascender al nivel de concertación, esto es dar a conocer públicamente los juicios emitidos de manera individual, pero bajo la posibilidad de que esta valoración sea diferente a la de los demás miembros del grupo.

c. Finalmente, la «Fase 4. Pares colaborativos; fase 5. Radicación del informe y la «fase 6. Evaluación externa y evaluación final», están acompañadas del máximo nivel descrito para la participación: capacidad de asumir corresponsabilidad, entendida como la acción de la institución de ceder gobernabilidad hacia los participantes del proceso de autoevaluación; esto significa que la ejecución de los planes de mejoramiento institucionales no solo depende de la disposición institucional, sino que también entra en juego el compromiso de quienes los han formulado al interior de la IES.

2.2.6.1. Estrategia de comunicación y movilización: nivel información.

El conjunto de actividades que de manera mínima se deben tener en cuenta en esta etapa de la Autoevaluación Institucional, a propósito de estimular en los miembros de la comunidad académica, la capacidad de recibir, interpretar, reditar y producir nueva información es:

a. Presentación del proyecto de Autoevaluación Institucional ante la comunidad universitaria, el cual deberá estar presidido por las directivas de la universidad.

b. Creación y puesta en funcionamiento de un micrositio web y su protocolo de administración.

c. Planeación de actividades como mesas de conversación moderadas por miembros de la comunidad que ostenten altas competencias comunicativas. Estas sesiones deben permitir a la comunidad obtener información sobre el proceso de autoevaluación, los beneficios de una acreditación, las fases del proceso y los responsables, entre otros aspectos.

d. Reuniones masivas de calidad con carácter informativo sobre el acontecer del proceso de Autoevaluación Institucional. Estos encuentros también, en lo posible, deberán ser liderados por los directivos de la institución.

2.2.7. Acción seis. Definición de herramientas de apoyo tecnológico.

El dar inicio a un proceso de autoevaluación institucional supone una mayor exigencia en el uso, apoyo y soporte de recursos tecnológicos. Es importante que en el marco de esta fase se pueda contar con:

a. La arquitectura y construcción de un Repositorio digital organizado para resguardar la memoria del proceso y su correspondiente protocolo de administración. En esta estructura deben tener cabida todos los participantes en el proceso de autoevaluación, teniendo en cuenta la estructura conformada y los niveles de permiso que se pueden tener para consultar información.

b. La identificación de una herramienta digital o software que permita acompañar y organizar la ejecución del proceso de autoevaluación y que responda, en la medida de lo posible, a las exigencias de los sistemas internos de aseguramiento de la calidad y a los sistemas oficiales de información (SACES – SNIES).

FASES PROCESO AUTOEVALUACIÓN
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