Acreditación Institucional Universidad Mariana
2.3. Fase dos: Autoevaluación

El proceso de autoevaluación debe ejecutarse en coherencia y cumplimiento con lo establecido en la fase 1. Para poder iniciar este momento se debe tener certeza de que la comunidad universitaria se ha aproximado lo suficiente al proceso de autoevaluación institucional al punto que, de manera voluntaria, deseen participar en los procesos de consulta y en el establecimiento de consensos en procura del mejoramiento.

Durante esta fase se propone desarrollar las siguientes acciones:

2.3.1. Acción siete. Puesta en marcha de las acciones de mejoramiento y de mantenimiento previas.

Esta ejecución debe garantizar que las fortalezas institucionales identificadas durante el proceso de condiciones iniciales (acción 2) sigan siendo fortalezas, y que las oportunidades de mejoramiento tengan una ruta clara de cómo elevar su calidad. Esta acción deberá concluir, como mínimo, en la emisión de documentos institucionales y en la generación de nuevas evidencias que aporten al proceso de autoevaluación.

2.3.2. Acción ocho. Formación de los equipos y soporte en el proceso de autoevaluación.

La implementación de un plan de formación de los equipos debe fortalecer al interior del sistema universitario, la cultura de la autoevaluación, de la autorregulación y del mejoramiento continuo a partir de la comprensión metodológica de los conceptos, la expectativa del nivel de comunicación propia de la fase, y la gestión de la autoevaluación con apoyo en las herramientas tecnológicas. Así las cosas, toda acción formativa en este campo deberá garantizar que los participantes en el proceso:

a. Ejerzan en plenitud o tomen conciencia de los roles designados en la estructura y de su papel al interior de su equipo de trabajo de la metodología del proceso de Autoevaluación Institucional.

b. Comprendan la metodología del proceso de autoevaluación, su dinámica, sus fines e importancia en el marco de los procesos de aseguramiento de la calidad académica, así como del ejercicio de sistematización y gestión de los insumos para el proceso de Autoevaluación Institucional.

c. Adquieran destrezas tecnológicas sobre las herramientas tecnológicas dispuestas por la universidad para apoyar el proceso de Autoevaluación Institucional.

2.3.3. Acción nueve. Alistamiento de la recolección.

La acción de recolección de información implica la construcción de un plan detallado de procedimientos que permitan la colecta de las evidencias y los datos de manera ordenada y con sentido de mejoramiento. Este plan debe contener:

a. El procedimiento para la identificación, la recolección y el análisis de las evidencias documentales. En este proceso es usual encontrar documentos faltantes, es decir, que lo que ha sido considerado como oportuno para la institución en el marco del proceso de autoevaluación, sea parcial o totalmente inexistente. En este sentido es necesario ir más allá de la identificación de existencias y ausencias documentales, y dar inicio a la construcción de nuevas evidencias, asignando responsables para esta labor y estableciendo un cronograma de trabajo prudente para su elaboración.

b. El instrumento o las herramientas digitales para las evidencias estadísticas, el cual:

- Debe contar con definiciones operativas de cada una de las variables a recolectar, con el fin de homogeneizar su comprensión en los diferentes componentes del sistema universitario.

- Debe ser colectada bajo los mismos parámetros de medición: unidades, periodos de tiempo, frecuencias, etc.

- Debe permitir visionar los diferentes cuadros de salida y los tipos de reporte que serán emitidos según aspecto a evaluar, característica y condición.

Es posible que en el proceso de recolección de información estadística, la institución identifique la ausencia de algunos datos requeridos en el proceso de autoevaluación, por lo tanto, a partir de este ejercicio, se debe propender por que las variables no sistematizadas previamente sean vinculadas a los sistemas de información pre-existentes.

c. El protocolo para la definición del cálculo de la muestra (paramétrica o no paramétrica) en lo que respecta a las evidencias de opinión cuantitativas y cualitativas, así como una guía orientadora para la organización y ejecución de las pruebas piloto y de las sesiones de recolección de información.

2.3.4. Acción diez. Recolección de información.

Cada uno de los componentes del sistema universitario debe recopilar la totalidad de la información requerida para el proceso de autoevaluación teniendo en cuenta los instrumentos concertados.

2.3.5. Acción once. Organización y sistematización de la información.

La acción organización y sistematización de la información deriva en tres detalles de procesamiento a partir del tipo de evidencias:

2.3.6. Procesamiento de evidencias documentales y evidencias estadísticas

Para las evidencias documentales cualitativas, se sugiere agotar el siguiente procedimiento:

a. La Coordinación General de AI y la Dirección de Planeación centraliza el ejercicio de identificación de las evidencias documentales y la recolección de información estadística.

b. Una vez se cuente con la totalidad de los requerimientos, la Coordinación General de AI verificará el listado de evidencias documentales, sus soportes digitales y los datos colectados.

2.3.6.1. Procesamiento de evidencias de opinión: encuestas

Para las evidencias de opinión que respondan a un instrumento de encuestas, se sugiere agotar el siguiente procedimiento:

a. La Coordinación General de AI y la Dirección de Planeación centraliza el ejercicio de identificación de las evidencias documentales y la recolección de información estadística.

b. Una vez se tenga disponibilidad del resultado de este procesamiento, la Coordinación General de AI verificará su plena visualización para continuar con el proceso de autoevaluación.

2.3.6.2. Procesamiento de evidencias de opinión: grupos focales y entrevistas a profundidad

Para las evidencias de opinión que respondan a grupos focales y entrevistas a profundidad, se sugiere agotar el siguiente procedimiento:

a. La Coordinación General de AI y la Dirección de Planeación coordina la recolección de información de grupos focales y/o entrevistas a profundidad, conforme a las guías orientadoras concertadas y aprobadas por el Comité Central de Gestión y Aseguramiento de la Calidad.

b. La Coordinación General de AI y la Dirección de Planeación adelanta el procesamiento de esta información y genera reportes de resultados.

2.3.7. Acción doce. Análisis, interpretación de la información y emisión de fortalezas y oportunidades de mejoramiento

La ejecución de esta acción trae consigo analizar e interpretar la información documental, estadística y de opinión, conforme a los lineamientos concertados y aprobados por el Comité Central de Gestión y Aseguramiento de la Calidad y emitir las fortalezas y oportunidades de mejoramiento a partir de tres momentos:

2.3.7.1. Reflexión y planteamiento individual de las fortalezas y las oportunidades de mejoramiento

En un primer momento, cada uno de los participantes en el proceso de autoevaluación analizará individualmente las evidencias correspondientes a su condición de calidad, y formulará para los aspectos a evaluar un listado de fortalezas y oportunidades de mejoramiento que respondan a dos cuestionamientos específicos:

a. ¿Cuáles son los rasgos identificados en el aspecto a evaluar que dan cuenta de la calidad académica de la institución?

b. ¿Cuáles son los rasgos identificados en el aspecto a evaluar que no permiten evidenciar la calidad académica de la institución?

Es importante referir que para dar respuesta a estas preguntas no existe una técnica específica; sin embargo, tres operaciones son estrictamente necesarias: identificar las fortalezas y las oportunidades de mejoramiento, justificar cada uno de estos planteamientos con argumentos críticos y objetivos, y propender por el equilibrio entre la formulación de fortalezas y oportunidades de mejoramiento.

2.3.7.2. Deliberación colectiva

Una vez todos los participantes del proceso logren adelantar el primer momento, deberán hacer parte de una deliberación colectiva, crítica y constructiva en la que serán expuestas las fortalezas y los aspectos de mejoramiento, y así, colaborativamente:

a. Establecer las opiniones sobre fortalezas y oportunidades de mejoramiento que son concordantes entre los diferentes participantes, y que no generan contradicción.

b. Reformular planteamientos a partir de las experiencias y argumentos de otros participantes, pues pueden presentarse contradicciones claras: lo que para un participante es una fortaleza para otro puede ser una oportunidad de mejora. En este caso la deliberación se basa en la delimitación de circunstancias para comprender cada uno de los planteamientos y dotar de legitimidad los acuerdos.

Cuando este ejercicio no sea suficiente para ayudar a los participantes en la comprensión de las fortalezas y oportunidades de mejoramiento propuestas, se podrá presentar el argumento en situación, evidenciando explícitamente el caso y las circunstancias que dan lugar a dichas formulaciones.

c. En el caso en que las formulaciones planteadas son percibidas por los demás participantes como poco concordantes con la realidad institucional, se tendrán razones para no validar fortalezas u oportunidades de mejoramiento.

2.3.7.3. Síntesis de la deliberación

La síntesis debe responder a las siguientes exigencias:

a. Un marco fijado por el aspecto a evaluar y este último correspondiente con la característica y condición de calidad analizado.

b. Aportar, en lo posible, fortalezas y oportunidades de mejoramiento de manera equilibrada; cada una de ellas distinta en esencia a las otras.

c. Saber argumentar cada uno de los planteamientos, pues no se trata simplemente de yuxtaponer fortalezas con oportunidades.

d. En la medida en que se considere necesario, se deben:

- Utilizar ejemplos, ya sea como punto de partida del planteamiento o como estímulo para la comprensión del mismo, pero nunca como sustituto de la argumentación.

- Utilizar referencias bibliográficas, principalmente de los documentos institucionales.

2.3.8. Acción trece. Emisión de los juicios de calidad.

Los juicios de calidad, valoraciones eminentemente cualitativas, son emitidos a partir de cuatro momentos: un momento de construcción individual, un momento de concertación, un momento de calificación individual, y un momento de calificación promedio:

2.3.8.1. Construcción individual

Una vez la deliberación cuente con una síntesis construida colaborativamente, se deberá emitir de manera individual una propuesta de juicio sobre la calidad integral de la característica y/o de la condición, en donde se configure la siguiente elaboración:

Construcción individual

Para ello se sugiere que los participantes tengan en cuenta para esta construcción:

a. Proponer un nivel de cumplimiento de la condición de calidad según la siguiente escala de valoración:

Construcción individual

b. Exponer con claridad la idea principal que ha llevado a optar por una de las opciones de la escala de valoración para describir la calidad de la característica o la condición. Esta construcción debe ser breve y directa.

c. Razonar la valoración a partir de argumentos que: aporten información relevante sobre la calidad de la característica o la condición, clarifiquen supuestos, permitan analizar posibles consecuencias, y evidencien los errores en los que la institución puede caer si llegase a negar las críticas a la calidad académica.

2.3.8.2. Concertación

Partiendo de la socialización de los argumentos que sustentan las propuestas de valoración, se buscará concertar la opción más legítima frente a todos los participantes que analizan la calidad de una característica y un factor. El resultado esperado de este ejercicio es lograr un acuerdo frente al rango cualitativo que dé cuenta de la calidad.

2.3.8.3. Calificación individual

Partiendo de la socialización de los argumentos que sustentan las propuestas de valoración, se buscará concertar la opción más legítima frente a todos los participantes que analizan la calidad de una característica y un factor. El resultado esperado de este ejercicio es lograr un acuerdo frente al rango cualitativo que dé cuenta de la calidad.

Construcción individual
2.3.8.4. Calificación promedio

La valoración cuantitativa de la calidad de una característica estará dada por la sumatoria de las calificaciones individuales sobre el número de participantes que emitieron una calificación, así:

Construcción individual

Así mismo, la calificación numérica de la calidad de una condición estará dada por el promedio de las calificaciones asignadas al grupo de características que hacen parte de este elemento de la estructura, así:

Construcción individual
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