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Ángela Patricia Martínez Ortega
- Secretaria General
Secretaría General
Comprometidos con la gestión documental y la transparencia institucional
¿Quiénes somos?
La Secretaría General de la Universidad Mariana es una dependencia administrativa que asiste a la Rectora en las tareas de dirección, organización y administración de la Universidad. Es la encargada de dar fe de los actos administrativos de Rectoría, de los acuerdos y actas del Consejo Directivo y de los demás registros relacionados con la vida universitaria.
A su cargo están la legalización de las titulaciones académicas que expide la Universidad y los procesos relacionados con la recepción y distribución de las comunicaciones internas y externas, la gestión documental, la memoria institucional y el Archivo Institucional.
Compromiso y excelencia en la gestión universitaria
Funciones de la Secretaría General
La Secretaría General desempeña un rol clave en la organización administrativa y documental de la Universidad, garantizando la autenticidad de los documentos, la comunicación oficial, la gestión archivística y el cumplimiento de normativas. Además, apoya procesos de graduación, protocolo y elecciones universitarias, fortaleciendo la transparencia y la memoria institucional.
- Mantener la comunicación oficial con los sectores público y privado de la sociedad.
- Llevar un diario de los acontecimientos más notables de la universidad para la conservación de la memoria institucional.
- Proponer políticas, normas y procedimientos sobre la organización de los procesos archivísticos y el manejo y ordenamiento de los documentos en la universidad.
- Certificar la autenticidad de los documentos de la universidad, conservar los originales y expedir copias auténticas de los mismos.
- Cuidar la información y la memoria institucional en sus aspectos notariales, jurídicos y protocolarios, así como sus símbolos, sellos y patrimonio histórico.
- Comunicar y notificar las decisiones del Consejo Directivo. Redactar, organizar sistemáticamente las actas y dar fe de los acuerdos de dicho consejo y de las resoluciones de la Rectoría.
- Responder por la organización de los procesos de graduación que desarrolla la universidad, desde la comprobación del cumplimiento de los requisitos, a través del acuerdo de titulación expedido por el Consejo Académico, la elaboración de los diplomas con sus títulos legalmente reconocidos por el Estado, la expedición de actas de grado, hasta la ceremonia de graduación.
- Asistir a la rectora en la organización de las actividades protocolarias de entrega de distinciones y condecoraciones concedidas por la universidad.
- Actuar como director de protocolo en todos los actos oficiales y oficiosos de la universidad.
- Elaborar el acta de posesión de las autoridades de gobierno personal previstas en el Reglamento General, y conservar dichos documentos debidamente firmados.
- Salvaguardar la confidencialidad, la transparencia y la seguridad de las pruebas académicas escritas, realizadas por los profesores en los distintos programas.
- Coordinar el proceso de elecciones universitarias para los órganos colegiados de gobierno, de acuerdo con los requisitos establecidos en el Estatuto General y en el Reglamento General.
- Elaborar y presentar el informe de gestión de la Secretaría General, reportes y demás información requerida por la Rectoría.
- Responder por la recepción y la oportuna distribución de la correspondencia.
- Colaborar con los vicerrectores, decanos, entre otros, en el cumplimiento del marco jurídico sobre la educación superior expedido por el Ministerio de Educación Nacional.
- Elaborar, y una vez aprobado por el Consejo Máximo, ejecutar y controlar el presupuesto del centro de costos a su cargo.
Servicios de Secretaría General
Para la expedición del duplicado de diploma, se requiere:
Carta de solicitud en original dirigida a la Secretaria General, debidamente firmada y relacionando los datos: nombres y apellidos completos, número de documento de identificación, título obtenido, programa, fecha de grado, indicar el por qué de la solicitud (pérdida, deterioro o cambio de nombre), dirección, teléfono y correo electrónico del titular.
Causales para solicitar duplicado del diploma:
- Pérdida
- Deterioro
- Cambio de nombre
Documentos requeridos:
- Recibo de pago.
- Fotocopia de diploma o acta de grado.
- Fotocopia de documento de identificación.
Para este trámite es necesario que la documentación se presente en original y debidamente radicada en la ventanilla de correspondencia de la Universidad Mariana; para el efecto la institución cuenta con 30 días una vez recibe la documentación debidamente diligenciada.
Para el retiro del diploma y acta de grado, el titular debe realizar el trámite de manera presencial en la Secretaría General, presentando su documento de identificación en original o, en su defecto, delegar a una persona mediante un poder autenticado, anexando la fotocopia del documento de identificación del titular. La persona encargada de retirar el diploma y acta de grado deberá presentar el documento de identificación en original.
Hablemos con Secretaría General
Teléfono(602) 7244460 · Secretaría General: Ext. 123 - 143 - 238 · Correspondencia: Ext. 167 · Archivo institucional: Ext. 249Secretaría Generalsecretariageneral@umariana.edu.coCorrespondenciacorrespondencia@umariana.edu.coArchivo institucionalarchivoinstitucional@umariana.edu.co
Ubicación Universidad Mariana - Bloque Madre Caridad
Horario de atención Fuera de horarioLunes a Viernes: 8:00 a.m. - 12:00 m. - 2:00 p.m. - 6:00 p.m. · Sábado: 8:00 a.m. a 12:00 m.