naturaleza del contrato o acuerdo de voluntades; supervisión o interventorías;
garantías. (Reglamento de Contratación de la Universidad EAFIT).
Además, se exigirán los requisitos jurídicos y aclaraciones que se establezcan por
la oficina de Gestión Humana en cumplimiento de la función de estudiar, orientar y
tramitar los asuntos legales y jurídicos que sean sometidos a su consideración, por
lo cual el responsable deberá acudir a ésta dependencia para asesorarse al
respecto. Esta oficina analizará la documentación recibida en un término de cinco
(5) días hábiles, según ficha de solicitud de contrato y ficha preliminar. Si la
documentación está completa se procederá a redactar el documento, de lo
contrario se devolverá a la dependencia que lo envió para el trámite pertinente. La
oficina de Gestión Humana, elaborará el contrato en un término máximo de cinco
(5) días, excepto en el evento en que sea necesario un estudio del caso y de
documentación para lo cual tendrá diez (10) días hábiles, periodo a partir del cual
se contará el término inicial de elaboración del contrato, solicitará la firma de las
partes e impartirá la aprobación de las pólizas, legalizando el mismo. Todos los
documentos que hagan parte del proceso contractual y sus anexos deberán
cumplir con lo establecido por las Tablas de Retención Documental establecidas
por el Archivo Institucional de la Universidad, y su custodia se llevará en original
por parte de la oficina de Gestión Humana, además, se enviarán las copias a las
dependencias interesadas. (Reglamento de Contratación de la Universidad
EAFIT).
Corresponde al responsable de Almacén, y a la oficina de Contabilidad y
Presupuesto, diseñar e implementar el procedimiento que permita verificar,
registrar y aprobar el ingreso de los elementos, bienes y servicios a la Universidad,
y en el caso de bienes, su posterior ingreso en los inventarios y pólizas de seguros
correspondientes.
También se exigirá para la elaboración de los contratos por escrito, el
cumplimiento de lo siguiente: el diligenciamiento de una ficha preliminar o lista de
chequeo (que será entregada por la oficina de Gestión Humana), y el
diligenciamiento y recepción en la oficina de Gestión Humana del formato de
solicitud de contrato. Anexando a esta solicitud los dos formatos anteriormente
señalados.
Para los Contratos de obra, se debe tener en cuenta que: Todo contrato de obra
deberá ceñirse a un cronograma de obra, previamente autorizado por el (la) Señor
(a) Rector (a) y el Interventor, e igualmente, el contratista deberá presentar un
presupuesto de inversión. Los anteriores documentos serán parte integrante del
contrato o de la autorización de servicios. Cuando la magnitud del trabajo lo
amerite, se debe consignar en el contrato la obligatoriedad de que exista un
residente pagado por el contratista dirigiendo la obra. Teniendo en cuenta las
exigencias de ley, se debe solicitar a la oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo,
en coordinación con la Jefatura de Servicios Operacionales, el concepto de
