Cada dirección de programa u oficina respectiva deberá llevar registro y control de
los convenios aprobados, información que se allegará en informe ejecutivo de
forma trimestral a la Jefatura de Gestión Humana y copia a la oficina de Auditoría
Interna.
Cada decanatura, dirección de programa, jefatura de oficina o dependencia llevará
un archivo con copia exacta de todos los convenios aprobados conforme lo
estipula el Sistema de Gestión Documental, por cuanto el original deberá reposar
en la oficina de Gestión Humana para el control respectivo. El expediente será
revisado de forma semestral entre el responsable de ejecución del convenio en la
oficina correspondiente, la Jefatura de Gestión Humana y Auditoría Interna, con el
propósito de verificar los convenios que están vigentes y la fecha de aquellos que
dejaron de estarlo a efectos de revisar la conveniencia de tramitar su renovación,
así como actas de inicio, avance y liquidación. Resumen escrito del resultado de la
revisión se dejará en relación que se pondrá en la parte inicial del expediente.
Igualmente, el informe final del desarrollo del convenio.
Artículo 40 – Garantías Complementarias.
Se exigirán garantías
complementarias en los contratos y órdenes contractuales que celebre la
Universidad de acuerdo con: la cuantía; exista anticipo; según su naturaleza: con
independencia de la cuantía, los contratos de construcción de obra civil, de
transporte y todos aquellos que envuelvan el ejercicio de una actividad peligrosa a
desarrollarse en el campus universitario o en el que corra riesgo la integridad de
algún miembro de la comunidad universitaria. (Reglamento de Contratación de la
Universidad EAFIT).
Artículo 41 - Clases de Garantías Complementarias:
Conforme con lo
estipulado en el artículo anterior y con el fin de asegurar el cumplimiento de las
obligaciones a cargo de los proveedores o contratistas, se solicitará el
otorgamiento de garantías complementarias a favor de la Universidad que
amparen: la calidad de los bienes o servicios, el cumplimiento general de
obligaciones; el buen manejo y correcta inversión del anticipo; el pago de salarios
y prestaciones sociales; la estabilidad de la obra (o construcción); la
responsabilidad civil extracontractual; cualquier otra que se considere apta para
garantizar el cumplimiento o evitar perjuicios patrimoniales a la Universidad.
(Reglamento de Contratación de la Universidad EAFIT).
Parágrafo:
Las garantías deberán ser expedidas conforme a las condiciones de
negociación acordadas y en caso de expedición de pólizas, éstas deberán ser
contratadas con compañías de seguros idóneas y reconocidas en el medio. La
aprobación de las garantías será requisito necesario para iniciar la ejecución del
contrato y para la entrega del respectivo anticipo. La solicitud y el recibo de las
garantías será competencia del responsable de la contratación y la aprobación
formal de las mismas, correrá a cargo de La oficina de Gestión Humana en
